Oszczędna firma. 5 sposobów, które obniżają rachunki

27 października 2016

Październik miesiącem oszczędzania! To właśnie teraz mówi się najwięcej o rozsądnym wydawaniu pieniędzy. I choć w mediach temat oszczędzania przewija się najczęściej w kontekście gospodarowania finansami osobistymi, warto spojrzeć nań również z perspektywy przedsiębiorstw i zastanowić się, gdzie i w jaki sposób szukać mądrych oszczędności w firmie.

Skarbonka bez dna

Co można osiągnąć dzięki oszczędzaniu? Cięcie zbędnych kosztów przede wszystkim zapobiega utracie płynności finansowej i pozwala firmie na bardziej komfortowe funkcjonowanie. Dzięki oszczędnościom firma nie stoi w miejscu, bo zgromadzone środki pozwalają na inwestycję w rozwój – zwiększenie zatrudnienia, zakup nowych technologii, umożliwiają też pozyskanie lepszych specjalistów. Nie zawsze jednak istnieje możliwość rozwoju w szybkim tempie. Czynnikiem hamującym inwestycje zazwyczaj jest niedobór środków.

Właściciele biznesów doskonale wiedzą, jak ogromne koszty generuje każda działalność. Pensje pracowników to tylko ułamek budżetu – dochodzą do nich koszty czynszu, opłaty za abonamenty, licencje i pozwolenia, koszty mebli, komputerów i innych urządzeń, a także materiałów biurowych i higienicznych. Trudno nie wspomnieć w tym miejscu o całej masie nieprzewidzianych wydatków, które nie znalazły się w biznesplanie. Początkowe założenia przyjęte przez przedsiębiorców są szybko weryfikowane przez rzeczywistość. Wtedy rozpoczyna się poszukiwanie sprytnych sposobów na oszczędności, które nie wpłyną na jakość usług i produktów.

Bezcenne zasoby

Na czym możemy zaoszczędzić? Mądre zarządzanie firmowymi finansami nie polega przecież na powstrzymywaniu się od koniecznych zakupów do biura i gromadzeniu pieniędzy na czarną godzinę. Gdzie szukać oszczędności?

– Przede wszystkim warto lepiej organizować czas wszystkich zaangażowanych osób – jest on bowiem zasobem, którego nie da się odzyskać. Każda godzina pracownika kosztuje, więc po co marnować roboczogodziny na rzeczy, które można zautomatyzować? Nie chodzi mi tu wyłącznie o źle wydane pieniądze, ale o rozdrabnianie się na sprawy mniej istotne, które spowalniają czas reakcji na zapytania spływające od klientów oraz o niewykorzystanie potencjału, który drzemie w kadrze – mówi Katarzyna Mamos z Mix-soft Sp.J., firmy zajmującej się wdrażaniem obiegu dokumentów i doradztwem w zakresie optymalizacji pracy w księgowości.

Obecnie sporo mówi się o aspiracjach zawodowych pokolenia Y – młodych pracowników, dla których w życiu zawodowym istotne jest poczucie sensu i wiary w to, że wykonywane zadania są ważne, potrzebne, przynoszące realne korzyści i pozytywne zmiany w firmie. Pracownicy, zmuszeni do wykonywania żmudnych, machinalnych zadań, szybciej znudzą się pracą i odejdą, generując dodatkowe koszty (czasowe i finansowe), jakie niesie ze sobą poszukiwanie, zatrudnienie i przeszkolenie nowej osoby.

Oszczędność dzięki technologiom

W ostatnim dwudziestoleciu pojawiło się mnóstwo rozwiązań wspierających sprawne kierowanie biznesem. Digitalizacja części naszych działań to dziś konieczność. Automatyzowanie procesów pozwala nam dotrzymać kroku konkurencji, przyspiesza realizację zadań niezbędnych do funkcjonowania firmy i umożliwia zaangażowanie pracowników w zadania, które przełożą się na realne korzyści i postępy w budowaniu przedsiębiorstwa.

Pieniądze zainwestowane w oprogramowanie zwracają się nie tylko w postaci oszczędności na pensjach osób, które musielibyśmy dodatkowo zatrudnić. Technologie pomagają też lepiej zarządzać planami, zadaniami oraz czasem pracy, a także eliminują wiele błędów ludzkich wynikających z nieuwagi i zaniedbań.

– Za przykład mogą tu posłużyć systemy finansowo-księgowe, dzięki którym znacząco zmniejsza się ryzyko wysłania do Urzędu Skarbowego nieprawidłowych danych finansowych firmy. Interesującą opcją są również aplikacje do elektronicznego obiegu dokumentów – gdy z nich korzystamy, znika problem gubienia ważnych dokumentów kadrowych czy finansowych. Elektroniczny obieg to również oszczędność czasu – szybsze, skuteczniejsze załatwianie spraw wewnątrz firmy – tłumaczy Krzysztof Wojtas, architekt systemu SaldeoSMART.