Kto powinien korzystać z monitoringu należności?
Co więcej, w mentalności wielu przedsiębiorców leży działanie reaktywne, a nie zapobiegawcze. Wolą oni zareagować dopiero gdy pojawi się problem z należnością. Tymczasem monitorowanie opiera się na zasadzie „lepiej zapobiegać niż leczyć”. Celem podjętych działań jest kontrola statusu płatności, pozwalająca na szybkie wychwycenie tych faktur, w przypadku których istnieje ryzyko nieterminowego uregulowania zobowiązań.
Właściciele firm często rezygnują z wdrożenia monitorowania należności, uważając go za zbyt czasochłonny i kosztowny. Oba argumenty można uznać za bezzasadne, jeśli weźmiemy pod uwagę ułatwienia dostępne na rynku. Większość firm wystawiając faktury korzysta z dedykowanych programów komputerowych, które automatycznie generują zestawienia płatności. Ich stały monitoring dla ułatwienia można wydzielić do zewnętrznej firmy windykacyjnej. Takie rozwiązanie nie tylko odciąży wewnętrzną strukturę firmy, ale może też okazać się dużo bardziej skuteczne. Eksperci są zdania, że wewnętrzne działy windykacji nie są traktowane poważnie i w mniejszym stopniu niż działania sygnowane przez zewnętrzy podmiot motywują do uregulowania należności. Oczywiście w tym przypadku pojawiają się dodatkowe koszty – zwykle opłata wstępna, powiększona o prowizję od wyegzekwowanego długu, która może sięgać nawet 30% jego wartości. Również w tym zakresie rynek oferuje rozwiązanie, które może ograniczyć opłaty. Mowa o internetowych serwisach do monitorowania należności, które w pełni automatyzują ten proces. Według ustalonego schematu generują i przesyłają do dłużnika powiadomienia o zbliżającym się terminie płatności czy o już występujących zaległościach. Działania te oczywiście również generują pewne koszty, jednak znacznie niższe niż w przypadku korzystania z usług firmy windykacyjnej. Najkorzystniej jest wybrać serwis rozliczający się tylko za wykonaną usługę czyli wykonany do klienta telefon, wysłany mail czy list. Wtedy koszty mogą zaczynać się już od 30 groszy za przeterminowaną fakturę.
Monitoring należności to istotny element prowadzenia firmy, o którym powinien pomyśleć każdy przedsiębiorca. Efektywnie realizowane działania pozwalają w znacznym stopniu ograniczyć ryzyko zatoru finansowego, co z kolei przekłada się na możliwości dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Dbałość o finanse wpłynie również na jego lepszy zewnętrzny wizerunek i pozwoli budować dobre relacje z klientami.
Autorem komentarza jest Paweł Pawłow, Prezes Zarządu Alcance Sp. z o.o.
O autorze
