Digitalizacja w służbie konkurencyjności biznesu
Kluczowym elementem transformacji cyfrowej we współczesnym biznesie, który przynosi realne zyski i pomaga uzyskać konkurencyjną przewagę na rynku jest zarządzanie dokumentem. Oręż ten składa się z dwóch składników: outsourcingu sprzętu oraz właściwie dobranych aplikacji wspomagających procesy obiegu dokumentu. Odpowiednia inwestycja w tym zakresie przynosi niebagatelne zyski, bo typowe koszty tego elementu kosztów stałych mogą wynosić nawet 15 proc., a mogą być zredukowane nawet o jedną trzecią!
Transformacja cyfrowa, cyfryzacja, digitalizacja – hasła, które weszły już dawno do świata biznesu – oznaczają przekształcenie procesów analogowych w cyfrowe. Za nieuchronnością takiej przemiany stoi wiele faktów, a najważniejsze z nich, to potrzeba konkurencyjności oraz szybko rosnąca ilość informacji, którą należy przetwarzać i archiwizować.
Jak powszechnie wiadomo, czasy organicznego wzrostu dawno minęły i trudno uzyskać przewagę konkurencyjną oferując lepszy produkt czy usługę w konkurencyjnej cenie. Dziś zyskowność biznesu zależy w coraz większym stopniu od oszczędności, jakie można uzyskać z redukcji kosztów stałych funkcjonowania organizacji. Te uzyskuje się m.in. dzięki optymalizacji procesów biurowych, a najlepszym przykładem w tej dziedzinie jest wdrożenie systemu zarządzania dokumentem. Należy zwrócić uwagę, że rozwiązań do takich zastosowań ciągle przybywa (są one kolejnym krokiem w ewolucji po systemach zarządzania drukiem) i bardzo ważne jest, by zastosować system, który będzie najlepiej dostosowany do specyfiki organizacji. Arcus ma w swojej ofercie produkty dla instytucji o profilu finansowym, publicznym, edukacyjnym czy medycznym. Innymi prawami w zakresie obiegu dokumentów rządzą się firmy duże, średnie i małe. Dlatego pierwszym krokiem na drodze do zastosowania odpowiedniego rozwiązania jest przeprowadzenie audytu. Polega on na monitorowaniu przez określony czas co jest drukowane i przez kogo (istotnym elementem są też wywiady z użytkownikami). Pozwala to określić rzeczywiste potrzeby i priorytety w zakresie obiegu dokumentów, co jest punktem wyjścia do zaoferowania najlepszego rozwiązania, dotyczącego zarówno modelu druku, obiegu dokumentów, jak i parku maszyn. Bo sama kwestia konieczności takiej inwestycji jest dziś oczywista.
– Nie rozmawiamy już z klientami o tym, czy digitalizacja ma sens, ale jakie narzędzia sprzętowo-aplikacyjne najlepiej pasują do ich potrzeb, związanych przede wszystkim z mobilnością, pracą zdalną, analityką biznesową oraz skutecznym i bezpiecznym obiegiem oraz przetwarzaniem dokumentów i danych – mówi Łukasz Rumowski dyrektor Działu Inwestycji i Marketingu Arcus SA.
Spektakularne oszczędności
Zastosowanie rozwiązań zarządzających obiegiem dokumentów przynosi bardzo wymierne profity – coraz powszechniejsza świadomość tego faktu pomaga podjąć odpowiednie decyzje w tej sprawie. Korzyści to niebagatelne oszczędności. Typowe koszty związane z zarządzaniem dokumentacją firmy mogą wynosić nawet 15 proc. przychodów w dużych przedsiębiorstwach. Optymalizacja tych procesów, którą umożliwia zastosowanie MDS (Managed Document Services) firmy Arcus, pozwala uzyskać redukcję kosztów w nawet 30-procentowej skali!
Jednym z kluczowych elementów Arcus Kyocera MDS jest dzierżawienie lub outsourcing zarówno systemów i oprogramowania, jak i samego sprzętu. Trend wypożyczania zamiast posiadania drukarek nie jest niczym nowym i staje się coraz popularniejszy i wynika z prostego rachunku ekonomicznego.
– Zakup sprzętu na własność ma uzasadnienie wtedy, gdy wytwarzanie dokumentów lub druk jest głównym biznesem firmy. W każdym innym przypadku bardziej się opłaca dzierżawa urządzeń drukujących – tłumaczy Łukasz Rumowski.
Dyrektor Rumowski dodaje, że wypożyczanie sprzętu wpisuje się w modny trend gospodarki współdzielenia, który dotyczy sfery nie tylko ekonomicznej, ale też ekologicznej, co może dodatkowo przysporzyć firmie klientów.
Druk, a kwestie bezpieczeństwa
Dwa bardzo ważne trendy dotyczące optymalizacji obiegu dokumentacji związane z wydrukami dotyczą kwestii bezpieczeństwa. Dziś już nikomu nie trzeba przypominać, że drukarka w biurowej infrastrukturze IT jest tak samo podatna na cyberataki, jak komputer. Z pewnością jest jeszcze wiele do zrobienia na polu uświadamiania tak użytkowników instytucjonalnych, jak i indywidualnych w kwestii zagrożeń cybernetycznych, a brak odpowiedniej wiedzy w tym temacie jest czymś całkiem naturalnym. Większość ekspertów IT uważa, że elektroniczna przestępczość rozwija się dużo szybciej, niż zapobieganie jej. Ataki typu ransomeware, z którymi jeszcze kilka lat temu borykały się nieliczne, duże przedsiębiorstwa, obecnie są stosowane w bardzo powszechnej skali. Według badań Sophose w 2020 r. 13 proc. firm w Polsce padło ofiarą tego typu ataku, a w 2021 już 77 proc. Dlatego sprzęt marki Kyocera wyposażony jest w zabezpieczenia na poziomie sprzętowym chroniące przed cyfrowymi przestępcami (podstawowe takie jak wymuszanie zmiany haseł, czy zaawansowane jak np. szyfrowanie). Drugi element, to zabezpieczenia wydruków wewnątrz firmy. Jak wiadomo, dane mogą być wykradzione nie tylko przez hackera, ale również wyniesione przez pracownika. Elementem MDS jest uwierzytelnianie użytkowników realizowane za pomocą aplikacji mobilnej, karty zbliżeniowej czy przez podanie kodu.
Obieg dokumentów: elektroniczny i papierowy
Elektroniczny obieg dokumentów zmniejsza koszty i zwiększa efektywność dostępu do danych. Transformacja cyfrowa nie oznacza jednak schyłku papieru oraz sprzętu drukarkowego. Tradycyjne rozwiązanie ma się ciągle dobrze i nie należy się spodziewać zmian. Dlaczego? Po pierwsze dlatego, że choć w konsekwencji elektronicznego obiegu dokumentów zapotrzebowanie na druk spada, ale jednocześnie stale przybywa dokumentów. Jeśli zatem firma drukuje o połowę mniej, ale materiałów do przetwarzania i archiwizowania przybywa proporcjonalnie – drukarka jest używana w tej samej. Po drugie, materiały drukowane mają to samo znaczenie co kiedyś, zmianie ulega jedynie środek ciężkości. Kiedyś archiwa były papierowe, a nośniki elektroniczne ich redundantnym uzupełnieniem, dziś zachodzi proces odwrotny. Ale druk na tradycyjnym nośniku jest integralnym elementem dla homo sapiens – naukowo udowodniono, że treść na papierze jest bardziej wiarygodna niż wyświetlana na ekranie i nic dziwnego – z nośnikiem papierowym mamy do czynienia od tysięcy lat, z drukiem od ponad pół tysiąca lat, zaś z ekranem monitora od zaledwie kilkudziesięciu lat. Do tego również dlatego, że… po prostu lubimy zapach zadrukowanych kartek. Świadczy o tym również mała popularność literatury dostępnej w postaci elektronicznej.
– Niedawno natknąłem się w internecie na badanie, według którego tylko 7 proc. Polaków korzysta z e-booków. Lubimy, gdy czytanie książek i prasy wiąże się z bodźcami zmysłowymi i swoje konsumenckie upodobania przenosimy na grunt zawodowy. W rezultacie wolimy, gdy również niektóre dokumenty służbowe, zwłaszcza te ważniejsze, mają tradycyjną postać – podkreśla Łukasz Rumowski.
Inteligentne rozwiązania
Dobrze zaprojektowany obieg dokumentów postrzegany jako proces i dopasowany do specyfiki organizacji jest jednym z kluczowych czynników wpływających na efektywność całej firmy. Postępująca transformacja cyfrowa sprawia, że firmy, aby utrzymać konkurencyjność, sięgają po rozwiązania oparte na inteligentnej automatyzacji, Robotic Process Automation (RPA) czy też sztucznej inteligencji. Inteligentna automatyzacja upraszcza procesy, uwalnia zasoby i poprawia wydajność operacyjną, a także ma różnorodne zastosowania.
Na przykład producent z branży motoryzacyjnej może wykorzystać IA do przyspieszenia produkcji lub zmniejszenia ryzyka popełnienia błędu przez człowieka, a firma farmaceutyczna lub z branży nauk przyrodniczych może zastosować inteligentną automatyzację w celu obniżenia kosztów i zwiększenia efektywności wykorzystania zasobów w przypadku występowania powtarzalnych procesów. Dostawca ubezpieczeń może wykorzystywać inteligentną automatyzację do obliczania płatności, prognozowania stosowanych do obliczania stawek i zaspokajania potrzeb w zakresie zgodności.
Zobacz wideo
O autorze