Delegację najlepiej rozliczać kartą służbową
Wyjazdy służbowe, zarówno te po kraju, jak i zagraniczne zdarzają się w większości polskich firm. Co zrobić, aby były łatwe w organizacji i rozliczeniu oraz bezpieczne dla pracowników? Najlepiej wykorzystać kartę płatniczą. W takim wypadku warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które należy wprowadzić w firmie – wyjaśnia Katarzyna Fatyga, Dyrektor Generalna Diners Club Polska.
W Polsce jest prawie 6 mln kart kredytowych i obciążeniowych (stan na koniec marca 2015 r. według NBP). Zalety płacenia plastikiem dostrzegło wielu przedsiębiorców. Największą jest bez wątpienia dostęp do darmowego kredytu, sięgającego nawet 59 dni, czyli dłużej niż wynosi standardowy kredyt kupiecki. Karta jest też znakomitym sposobem na zapewnienie pracownikowi dostępu do pieniędzy podczas delegacji oraz łatwego rozliczania go z poniesionych wydatków. Niektóre karty oferują również podróżującym przedsiębiorcom i ich pracownikom bogate pakiety usług dodatkowych. Dziś to one głównie decydują o tym jaką kartę wybierze firma.
Ogranicz biurokrację
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2008 r. płatności, których pracownik dokonał z użyciem karty firmowej, można traktować jako udzielenie mu zaliczki pieniężnej.
– Dzięki temu pracodawca może ustalić na czas wyjazdu limit wydatków na karcie, zamiast w skomplikowany sposób wyliczać odpowiednią wysokość zaliczki. Ma też pełny wgląd w historię transakcji – wie dokładnie gdzie, za co i ile delegowany zapłacił – mówi Katarzyna Fatyga, Dyrektor Generalna Diners Club Polska – To spore uproszczenie oraz ograniczenie tworzenia dokumentacji. Może to być szczególnie ważne w tych firmach, gdzie podróże służbowe to codzienność – dodaje.
Pracownik pokrywa bezgotówkowo koszty zakupów służbowych kartą i zbiera faktury za np. paliwo lub pobyt w hotelu, które przedstawia w księgowości. Ta może porównać to z zestawieniem transakcji na karcie. Finalnie od pracownika do firmy trafia tylko jedno zestawienie miesięcznie za wszystkie operacje dokonane kartą w poprzednim miesiącu.
– Ułatwia to monitoring i analizę wydatków oraz mobilizuje pracowników do sprawnego i terminowego rozliczania. Przedsiębiorca nie musi wypłacać zaliczek i robić wielu przelewów do różnych dostawców, tylko dokonuje jednej płatności w miesiącu – spłaca kartę – wyjaśnia Katarzyna Fatyga.
Bieżące ewidencjonowanie wydatków kartą ułatwia delegowanemu internetowy dostęp do konta karty.
– Jeśli w firmie obowiązują szczegółowe zestawienia transakcji pracownik może ściągnąć bieżące operacje w formacie pdf lub Excel i dodać do nich opisy wydatków oraz numery faktur. Dostęp do e-Konta i wyciągów wszystkich użytkowników kart powinien mieć także administrator kart, księgowy lub właściciel firmy. Często w firmach osoba odpowiedzialna za zakup lub rozliczanie kart nie jest ich użytkownikiem – mówi Katarzyna Fatyga.
Ubezpieczenie ważne w delegacjach
Wyjazd służbowy, szczególnie zagraniczna delegacja, wiąże się z ryzykiem wystąpienia niekorzystnych zdarzeń losowych, jak choroba czy wypadek pracownika. Pracodawca ma wówczas obowiązek pokryć koszty leczenia delegowanego pracownika. Dlatego w związku z wyjazdami służbowymi przedsiębiorcy wykupują odrębne polisy ubezpieczeniowe. Zazwyczaj chronią one jednak tylko przed określonym rodzajem ryzyka i są kosztowne.
– Wybierając kartę, która będzie służyła do rozliczania służbowych wyjazdów warto dokładnie przeanalizować, jaki zakres ubezpieczenia ona zapewnia naszemu pracownikowi. Nie chodzi tu wyłącznie o koszty leczenia, ale na przykład odszkodowanie związane z nieszczęśliwym wypadkami, koszty z tytułu odpowiedzialności cywilnej – wyjaśnia Katarzyna Fatyga.
Karta firmowa może również poprawić komfort podróży. Na rynku dostępne są karty oferujące m.in. darmowe wejścia do saloników VIP na lotniskach.
Przestrzegaj podstawowych zasad
O autorze
