Delegację najlepiej rozliczać kartą służbową
Aby w pełni korzystać z dobrodziejstw płatności kartą kredytową lub obciążeniową, każdy przedsiębiorca powinien pamiętać o kilku podstawowych zasadach.
– Przede wszystkim w regulaminie pracy należy spisać zasady korzystania z karty: kto i w jakich przypadkach może wnioskować o jej wydanie przez pracodawcę i w jaki sposób może się nią posługiwać, do jakich celów. Pracownik, jak każdy indywidualny posiadacz karty, powinien też zapoznać się z regulaminem korzystania z karty od jej wydawcy – mówi Katarzyna Fatyga.
Niedawno głośna była sprawa klienta pewnej sieci klubów nocnych, który rano z przerażeniem stwierdził, że w ciągu kilku godzinnej zabawy wydał służbową kartą kredytową 1 mln zł. By uniknąć nieplanowanych wydatków oraz potencjalnych wyłudzeń i kradzieży, przezorny pracodawca powinien zadbać o ustawienie limitów i ustalenie, w których miejscach i na jakie kwoty pracownikowi wolno płacić kartą. Pracodawca może sam określić za co wolno płacić kartą w czasie delegacji, np. za paliwo i nocleg, wyżywienie. W niektórych wypadkach warto zrobić to szczegółowo, np. precyzując, że kierowca może pokrywać wydatki związane wyłącznie z obsługą samochodu.
– Wydawcy kart firmowych powinni zapewniać w standardzie sztywne limity wypłat gotówkowych lub wydatków kartą np. w kasynach i klubach nocnych, po przekroczeniu których karta jest blokowana – mówi Katarzyna Fatyga.
Warto również ograniczyć pracownikowi dostęp do bankomatu, ponieważ dokonując wypłaty kartą kredytową automatycznie uruchomi w ten sposób kredyt i od tego momentu okres bezodsetkowy przestanie obowiązywać. Kart obciążeniowych ten problem nie dotyczy, ale w obydwu przypadkach pobranie gotówki z bankomatu wiąże się z koniecznością zapłacenia prowizji.
Dla większego bezpieczeństwa i przejrzystości pracownik powinien prowadzić ewidencję wydatków, wyszczególniając w jakim celu użył karty. Nie chodzi przy tym wyłącznie o kontrolowanie personelu podczas wyjazdu, lecz przede wszystkim zabezpieczenie się na wypadek reklamacji związanych z pomyłkowymi obciążeniami karty. Wyciąg z rachunku i zestawienie przygotowane przez pracownika pomogą w dochodzeniu roszczeń.
– Dobrą praktyką wydawców jest nieujmowanie spornych płatności w rozliczeniach transakcji za ostatni okres, do czasu rozpatrzenia reklamacji – mówi Katarzyna Fatyga.`
Użytkownika karty firmowej obowiązują takie same zasady bezpiecznego posługiwania się plastikowym pieniądzem jak klienta indywidualnego. Musi wiedzieć, że powinien dokonywać płatności tylko w zaufanych miejscach, nie podawać nikomu numeru karty, ani użyczać jej. W razie utraty karty należy niezwłocznie powiadomić jej wystawcę i pracodawcę, a jeśli została skradziona – także policję. W przypadku kart firmowych szczególnie wskazane jest wykupienie ubezpieczenia od utraty karty nie z winy użytkownika, w ramach którego, przy stosunkowo niskiej opłacie, wystawca bierze na siebie koszty związane z nieuprawnionym użyciem karty.
—————————————————————————————————————————-
Informacja o Diners Club Polska
Diners Club Polska wydaje na terenie Polski karty obciążeniowe z okresem bezodsetkowym sięgającym 59 dni. Karty Diners Club są dedykowane małym i średnim firmom, przedstawicielom wolnych zawodów i aktywnym podróżnikom, ceniącym wygodę i bezpieczeństwo. Oferują bogaty pakiet ubezpieczeniowy, narzędzia ułatwiające rozliczanie zakupów biurowych i podróży służbowych. Są akceptowane w ponad 21 mln punktów handlowo-usługowych i bankomatach w 185 państwach. Karta Diners Club jako jedyna na rynku umożliwia firmom zbieranie mil w programie Miles & More. Diners Club Polska posiada licencję KNF jako krajowa instytucja płatnicza. Jako spółka prawa polskiego działa od 1997 r. Jest częścią Diners Club International, najstarszego wystawcy kart płatniczych i jednej z największych oraz najbardziej znanych niebankowych instytucji na świecie.
Więcej informacji na stronie: http://www.dinersclub.pl/pl
Kontakt dla mediów:
Monika Masztakowska, [email protected], +48 660 417 076
O autorze
