Dobry komunikat to komunikat właściwie zaadresowany

Nowy program do zgłaszania innowacji, event firmowy, dodatek za rekomendację kandydatów do pracy – przez dział HR (i nie tylko) przechodzi naprawdę dużo ciekawych inicjatyw skierowanych do pracowników. Jaka jest ich rola? Najczęściej chodzi o poprawę warunków pracy, usprawnienie pewnych procesów – po prostu o uatrakcyjnienie i polepszenie codzienności w firmie. Czy wszystkie wprowadzane rozwiązania zdają egzamin? Nie. I nie zawsze jest to wina samego rozwiązania – czasami zwyczajnie brakuje informacji na jego temat.

– Parafrazując słowa Hendersona Stuarta, działania firmy bez odpowiedniej komunikacji jest jak puszczanie oka do dziewczyny po ciemku – nikt poza nami nie wie, co robimy. Odnalezienie właściwego rozwiązania danego problemu to tak naprawdę połowa sukcesu. Możemy mieć pewność co do tego, że właśnie ten projekt będzie strzałem w 10-tkę, że pomoże pracownikom w określonym obszarze. I możemy mieć rację, ale sztuka polega na tym, aby odpowiednio przekazać to głównym zainteresowanym – mówi Dominika Frydlewicz, HR Manager Cedo Polska i dodaje: narzędzi do komunikacji wewnętrznej jest naprawdę dużo. Nie chodzi jednak o to, aby korzystać ze wszystkich – jest to nieefektywne budżetowo i niemal nieosiągalne czasowo. Najważniejszy jest dobór narzędzi z uwzględnieniem tego, kto jest adresatem naszych komunikatów. Intranet albo rozbudowany newsletter da nam wiele możliwości, ale są firmy, w których wciąż najlepszym rozwiązaniem będą ogólnodostępne materiały drukowane. Czego my jako Cedo jesteśmy najlepszym przykładem – nie możemy przecież bazować w komunikacji wewnętrznej wyłącznie na materiałach elektronicznych, jeśli ponad 70% naszych pracowników nie posiada służbowych adresów mailowych.

Szczególnym czasem, który pozwolił docenić wagę komunikacji wewnętrznej i sprawdzić to, czy jest ona właściwie zaprojektowana był okres największego niepokoju związanego z pandemią koronawirusa. Nie inaczej było w przypadku Cedo, które jak każda firma musiało się odnaleźć w tej specyficznej sytuacji.

– To był bardzo wymagający czas dla wszystkich, jednak w przypadku Cedo dodatkowym wyzwaniem była zróżnicowana struktura naszej firmy. Wiedzieliśmy, że musimy mówić jednym głosem, dostarczyć każdemu pracownikowi taką samą ilość informacji – bez względu na to, czy ma dostęp do służbowego maila, czy jest pracownikiem produkcji – opowiada Dominika Frydlewicz i dodaje: chaos komunikacyjny nie wróży niczego dobrego – stąd tylko krok do snucia plotek, czarnych scenariuszy i spotęgowanej obawy zarówno o własne zdrowie, jak i stabilność zatrudnienia. Chcieliśmy, aby pracownicy otrzymali komplet rzetelnych informacji na temat koronawirusa i wiedzieli, jakie środki ostrożności mają stosować, aby uchronić się od zarażenia i czuć się bezpiecznie w pracy. Z uwagi na dynamiczny rozwój pandemii w Polsce, ale i specyfikę naszego zakładu produkcyjnego wiedzieliśmy, że jedno oficjalne oświadczenie to zdecydowanie za mało. Postawiliśmy na regularne, codzienne komunikaty dotyczące sytuacji w firmie, które były przekazywane przez kierowników poszczególnych zmian, ale można było je przeczytać także na tablicach informacyjnych. Sporządziliśmy także listę najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi, tak aby rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące nowej sytuacji.

Jeden przekaz, różni odbiorcy

Wyzwaniem komunikacyjnym było zaspokojenie potrzeb wszystkich grup docelowych – część osób przeszła w tryb pracy zdalnej i wyczekiwała elektronicznych wieści dotyczących sytuacji w Cedo. Z drugiej jednak strony pracownicy produkcyjni ciągle pozostawali przy swoich stanowiskach. W ich przypadku nawet najlepiej zaprojektowane mailingi nie były wystarczającym rozwiązaniem, bo nie mieli technicznej możliwości ich otrzymywać. Tu z pomocą przyszły materiały drukowane – ulotki, plakaty i wspomniane codzienne komunikaty.