Drukowanie na potrzeby własne (in-house): poznaj strategię polskich firm na ochronę danych i zwiększenie kompetencji pracowników. Badanie B2B Canon Polska i K+Research
Polskie firmy coraz częściej oferują pracownikom programy szkoleniowe i wsparcie techniczne dotyczące właściwego korzystania z urządzeń drukujących w biurach. Kładą również nacisk na kwestie związane z oszczędnościami i bezpieczeństwem obiegu dokumentów – to wnioski z badania przeprowadzonego na zlecenie Canon Polska przez agencję K+Research.
Optymalizacja kosztów związanych z bieżącym funkcjonowaniem biura należy do kluczowych decyzji biznesowych przedsiębiorstw. Na takie podejście niewątpliwie duży wpływ miała pandemia, która zmieniła nasze myślenie o kontroli kosztów. Obecnie jednak firmy starają się podchodzić do tej kwestii racjonalnie. Z jednej strony szukają obszarów, w których redukcja kosztów jest konieczna, a z drugiej – chcą zachować odpowiednią jakość pracy i standardy bezpieczeństwa.
Stosunek do optymalizacji kosztów działalności biur, a także do tematyki bezpieczeństwa firmowych dokumentów, przedstawia badanie zrealizowane przez K+Research na zlecenie Canon Polska. Wzięli w nim udział przedstawiciele dużych i średnich polskich firm: osoby odpowiedzialne za zaplecze IT i organizowanie pracy biurowej oraz dyrektorzy administracyjni. Analiza ukazuje podejście kadry zarządzającej do użytkowania sprzętu biurowego, drukowania i obiegu dokumentów firmowych, a także do racjonalizacji wydatków z tym związanych. Według wyników badania, coraz ważniejsze staje się nie tylko odpowiednie wyposażenie techniczne biur, ale również kalkulacje dotyczące opłacalności drukowania dokumentów w firmie lub outsourcowania tych działań. W kontekście problematyki oszczędności dodatkowo istotne jest edukowanie pracowników z zakresu użytkowania urządzeń.
Firmy stawiają na szkolenia, co przekłada się na oszczędności
Z analizy wynika, że w średnich i dużych polskich firmach stawia się na programy szkoleniowe lub wsparcie techniczne dla pracowników korzystających z urządzeń drukujących w biurze – aż 61% badanych potwierdza tego rodzaju pomoc. Brak wsparcia widoczny jest w 28% przedsiębiorstw, z kolei 11% zaznaczyło, że nie posiada wiedzy w tym temacie.
Adekwatne szkolenia i przygotowanie pracowników do odpowiedniego użytkowania sprzętów biurowych wydaje się kluczowe w obliczu poszukiwania oszczędności. Wsparcie techniczne ma duże znaczenie ze względu na częste występowanie wysokich kosztów serwisowania zepsutych urządzeń i ponoszenie wydatków związanych z brakiem dostępności maszyn.
Odpowiednia edukacja personelu przekłada się również na zwiększenie jakości uzyskiwanych materiałów, skrócenie czasu realizacji i obniżenie kosztów zasobów – a więc mamy tu kolejne oszczędności – komentuje Dariusz Szwed, ekspert od urządzeń biurowych, zagadnień bezpieczeństwa i cyfryzacji w Canon Polska. Optymalnym rozwiązaniem jest sytuacja, w której zarówno usługi szkoleniowe, jak i doradcze świadczy dostawca urządzeń we współpracy z kadrą zarządzającą danej firmy. Wtedy wdrożenie pracowników przebiega najszybciej, pozwala na zwiększenie wydajności i produktywności – dodaje ekspert.
Druk na potrzeby własne (in-house) zwiększa poziom bezpieczeństwa danych
Kolejną kwestią, która ma znaczenie w przypadku poszukiwania oszczędności jest decyzja o drukowaniu materiałów wewnętrznie lub outsourcowaniu tego procesu. Ponad połowa firm uczestniczących w badaniu Canon Polska i K+Research (51% całej próby) drukuje dokumenty wyłącznie we własnym zakresie (odpowiednio 50% średnich firm i 55% dużych). Decyzja o druku na potrzeby własne (in-house) korzystnie wpływa na ochronę materiałów, w szczególności plików zawierających wrażliwe dane. W tym przypadku sprawdzają się rozwiązania, które zabezpieczą cały cykl życia dokumentów – zarówno ich papierowych, jak i cyfrowych wersji. Odpowiedzią na powyższe wyzwania będą więc urządzenia projektowane z myślą o sytuacjach, w których obsługa dokumentów musi być szybka, prosta, w pełni zabezpieczona na poziomie sprzętowym, sieciowym i dostępu użytkownika (wieloetapowe uwierzytelnienie). Taki system zabezpieczeń zapewniają rozwiązania z portfolio Canon: linia urządzeń imageRUNNER ADVANCE DX, zapewniająca profesjonalne wydruki przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. Jak podkreśla Dariusz Szwed jedną z największych zalet nowoczesnych systemów jest ich wysoka konfiguralność, dzięki czemu rozwiązania można dostosować do konkretnych potrzeb danej firmy.
O autorze