Efektywność firmy a elektroniczny obieg informacji
Elektroniczny obieg informacji to nie tylko informacja tworzona w sposób cyfrowy, ale też ogromna część danych, które wciąż znajdują się na papierze. Każda firma ma styczność z dokumentami, czy są to faktury, pisma, arkusze kalkulacyjne, e-maile, deklaracje, umowy czy wnioski. Niezależnie od wielkości i branży, w którym działa przedsiębiorstwo, są one jej nieodłącznym elementem. Od wielkości firmy zależy jednak ilość i różnorodność tych
dokumentów.
Ale informacje to nie tylko dokumenty. To również komunikacja między naszymi pracownikami oraz z klientami, kontrahentami i partnerami. Zatem bardzo istotne jest, by system przekazywania informacji w firmie działał zarówno sprawnie jak i bezpiecznie.
Raporty mówią, że firmy zmagają się nawet z 20% spadkiem efektywności spowodowanym pracą nad dokumentacją papierową. Bez prawidłowej segregacji informacji i dokumentów może znacząco spaść wydajność naszych pracowników, bowiem będą oni poświęcać więcej czasu i pracy na filtrowaniu tych informacji, które są skierowane bezpośrednio do nich.
Już co trzecia europejska firma planuje w najbliższym czasie całkowicie przejść na elektroniczną dokumentację. Jednak każde wdrożenie systemu informatycznego to zmiana organizacyjna, a jak pokazują badania w 70% przypadków nie osiąga się założonych celów biznesowych. Główną przyczyną jest prowadzenie wdrożenia w taki sposób, że może wywołać opór po stronie pracowników oraz brak zaangażowania z ich strony, a w skrajnych przypadkach nawet jego
sabotowanie. Trudno jest walczyć z przyzwyczajeniami, nawet gdy oferowany jest prostszy i szybszy sposób działania. Zmusza to bowiem do przynajmniej częściowej zmiany stylu pracy.
Nowoczesne narzędzia informatyczne mają nam pomóc w ciągłym i wygodnym wglądzie do wszystkich firmowych dokumentów, ale również usprawnić komunikację wszystkich pracowników niezależnie od stanowiska, co wpływa pozytywnie na odpowiedni przepływ informacji wewnątrz firmy. Co ciekawe, może się także okazać, że wdrożenie takiego systemu zmusi nas do audytu dotychczasowych metod działania. Powinniśmy się bowiem skupić na efektywności i szybkości realizowania zamówień, zamiast próbować ogarnąć „chaos w papierach” i bawić się w „głuchy
telefon” przy przekazywaniu wiadomości. Co więcej taka poprawa funkcjonowania przedsiębiorstwa może pozytywnie wpłynąć na motywację i zaangażowanie pracowników, którzy chcą się czuć częścią życia firmy.
O autorze
