Obieg dokumentów w zasięgu ręki
Systemy do obiegu dokumentów to rozwiązania bardzo bezpieczne. Każdy użytkownik ma bowiem nadane szczegółowe stopnie uprawnień, zależne od posiadanych przez niego praw dostępu do informacji. Nie ma możliwości, by jakiś dokument dostał się w niepowołane ręce. Dzięki temu elektroniczny obieg jest doskonałym narzędziem do efektywnej obsługi firm z określoną hierarchią pracowników, dysponujących różnymi uprawnieniami.
Jakie rozwiązanie wybrać?
W trosce o komfort pracowników warto poszukać systemu z przyjaznym, intuicyjnym interfejsem, którego działanie nie nastręczy problemów nawet starszym osobom. Elektroniczny obieg dokumentów nie może także działać w oderwaniu od funkcjonującego w firmie systemu finansowo-księgowego – wszak pracujemy na tych samych umowach i fakturach. Najlepiej więc wybrać takie rozwiązanie, które posiada integrację z używanym w firmie systemem.
Co zrobić, by elektroniczny obieg jak najlepiej służył pracownikom, był rozwiązaniem efektywnym, ale też szybko działającym? Warto zainwestować w mechanizm OCR – połączoną z systemem aplikację, której zadaniem jest odczytywanie z dokumentów kluczowych danych. By wprowadzić dokument w obieg, nie trzeba go będzie ręcznie przepisywać – wystarczy go zeskanować i nadać mu odpowiednią ścieżkę. W przyszłości będzie ona podpowiadana automatycznie, ponieważ system posiada mechanizmy samouczące.
Wdrożenie i co dalej?
Choć zakres możliwości systemu może onieśmielać, nie należy się go bać. Grunt to wsparcie profesjonalistów. Jeżeli podczas wdrożenia będą pracowali z nami wykwalifikowani specjaliści, którzy skonfigurują ścieżki obiegu dokumentów w oparciu o indywidualne potrzeby firmy i przeszkolą pracowników z obsługi aplikacji, to cały proces nie potrwa dłużej niż 3 miesiące, a system będzie działać już od pierwszego dnia po wdrożeniu. Najlepszy sposób na zweryfikowanie, czy obieg dokumentów funkcjonuje poprawnie, to sprawdzenie go w praktyce. Nie powinniśmy jednak zostać pozostawieni sami sobie – warto upewnić się, czy możemy liczyć na opiekę powdrożeniową.
– Liczba krążących w firmie dokumentów potrafi przyprawić o zawrót głowy. Dlatego sugerujemy naszym klientom, by zaczęli pracę z systemem od obiegu faktur, z czasem poszerzając korzystanie z narzędzia o inne typy dokumentów – umowy, pisma. Pozwoli to na stopniowe oswojenie się użytkowników z obsługą aplikacji. Wkrótce, gdy będą już swobodnie obsługiwali cały system, zarządzanie wieloma typami dokumentów nie sprawi im żadnego problemu – radzi Edyta Piekarska, analityk biznesowy w SaldeoSMART.
Nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązania dające nieocenione wsparcie w biznesie. Mogą sobie na nie pozwolić również małe i średnie podmioty. Firma, która zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia.
O autorze
