TOP 5 sposobów na lepszą komunikację w firmie produkcyjnej

W dynamicznym środowisku produkcyjnym skuteczna komunikacja wewnętrzna nie jest jedynie dodatkiem – to element niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, płynności procesów i zaangażowania pracowników. Różnorodność językowa, praca zmianowa, ograniczony dostęp do cyfrowych narzędzi – to wszystko sprawia, że budowanie dobrego przepływu informacji wymaga precyzji, empatii i konsekwencji. O tym, jak to robić skutecznie, opowiada Dominika Frydlewicz-Barańska – Dyrektor Personalna w firmie Cedo, działającej na polskim rynku ponad 30 lat.

W branży handlowej i usługowej do komunikacji z pracownikami wystarczy często mail, post w Intranecie czy komunikator. W przypadku firm produkcyjnych komunikacja wewnętrzna wymaga nieco innego podejścia. Poniższe praktyczne rekomendacje, stworzone w oparciu o doświadczenia firmy Cedo, są na to najlepszym dowodem.

Rekomendacja 1: Zacznij od pytania: do kogo mówisz?

Według „Raportu z II Badania Komunikacji Wewnętrznej w Polsce 2023” przeprowadzonego przez iComms do najczęściej wykorzystywanych kanałów do nadawania komunikacji firmowej należą: e-maile do pracowników (88%), e-newslettery (63%) oraz Townhalle/roadshowy (55%). Jeśli zaś chodzi o kanały do współpracy i dialogu, są to: komunikatory i czaty firmowe (80%), spotkania zespołu prowadzone przez liderów (70%) i nieformalne spotkania na żywo lub wirtualnie (60%). Często jednak to, co sprawdza się w przypadku firm usługowych, niekoniecznie jest efektywne w tych produkcyjnych. Inny jest bowiem charakter odbiorcy treści, dlatego w pierwszej kolejności warto dobrze go poznać.

― W komunikacji, tak jak w życiu – jeśli nie wiesz, kto cię słucha, łatwo minąć się z celem. Firmy produkcyjne są wyjątkowym organizmem, jeśli chodzi o prowadzenie tego typu działań. Trzeba docierać z informacją do osób pracujących zmianowo i tych, dla których język polski jest drugim językiem. Na przykład w Cedo prawie 60% osób nie posiada służbowego maila, zatem ten tak oczywisty w firmach handlowych i usługowych kanał nie może mieć powszechnego zastosowania. Oczywiście nie wyklucza to wykorzystania z innych cyfrowych kanałów, jak choćby ogólnodostępne platformy Social Media – podkreśla Dominika Frydlewicz-Barańska i podsumowuje: Zdecydowanie warto wyjść zatem od analizy adresatów naszej komunikacji, sposobów konsumowania przez nich treści, stworzyć tzw. persony. Wszystko po to, aby uniknąć później przepalania zarówno czasu, jak i środków budżetowych na nieefektywne działania.

Rekomendacja 2: Wybierz 2–3 skuteczne kanały komunikacji zamiast wszystkich

Z analizy wyników badania iComms wynika również, że dla osób odpowiedzialnych za komunikację firmową największe wyzwanie stanowiła zbyt duża jej ilość – na równi ze słabymi umiejętnościami komunikacyjnymi menedżerów. Na oba aspekty wskazało po 39% ankietowanych. Czy zatem kierunek minimalistyczny jest tym najlepszym? Przykład przedsiębiorstwa Cedo pokazuje, że coś może być na rzeczy.

― Powiedzenie ‘Od przybytku głowa nie boli’ akurat w przypadku planowania kanałów i prowadzenia komunikacji wewnętrznej nie musi sprawdzać się najlepiej. O wiele lepszym podejściem jest „mniej znaczy więcej’. Kluczem do sukcesu jest tu nie jak największa liczba wykorzystywanych kanałów, ale ich optymalizacja, ilościowa i jakościowa – mówi Dyrektor Personalna w Cedo i wskazuje na zróżnicowane rozwiązania, które sprawdzają się akurat w przypadku tej firmy: w naszej organizacji świadomie ograniczamy liczbę wykorzystywanych „pasów transmisyjnych”, skupiając się na tych, które naprawdę działają. Pierwszym z nich są codzienne komunikaty od liderów. Mamy tu do czynienia z bardzo personalną i responsywną formą, ponieważ pracownicy mogą bezpośrednio i na bieżąco dopytać przełożonego, gdyby coś było dla nich niezbyt precyzyjne. Kolejnym kanałem są tablice informacyjne czy ulotki dostępne w strefach wspólnych. Ostatnim kanałem, który stosujemy, jest zamknięta grupa pracownicza na Facebooku. Jest ona idealna do szybkiej, nieformalnej komunikacji. Takie minimalistyczne, a zarazem zróżnicowane podejście sprawia, że pracownicy wiedzą, gdzie szukać informacji i nie są przeciążeni nadmiarem źródeł.

Rekomendacja 3: Mów językiem odbiorcy – dosłownie
i w przenośni

W produkcji niejasny i niedopasowany do odbiorcy komunikat może przekładać się na błędy i realne zagrożenia zarówno w kontekście utrzymania produktywności, jak i bezpieczeństwa w miejscu pracy. Przed ogromnym wyzwaniem stoją szczególnie te podmioty, które zatrudniają pracowników z różnych krajów, posługujących się różnymi językami, co jest dziś zjawiskiem powszechnym w Polsce.